Zeitersparnisse und verbesserte Wirkungskommunikation dank Automatisierung und Datenvisualisierungen

Die Challenge

Vor dem Projekt musste Elke Schilling, die Gründerin von Silbernetz, jede Woche die aktuelle Anzahl der Anrufe manuell vom Telefonanbieter herunterladen und relevante Statistiken auf ziemlich mühsame Weise händisch berechnen. Dieser Prozess dauerte jedes Mal über eine Stunde und war fehleranfällig. Außerdem waren einige Statistiken, die sie interessierten, im aktuellen Web-Portal der Telefongesellschaft nicht verfügbar, und es fehlte eine ansprechende Visualisierung der Daten. 

Die Datengrundlage

Die Grundlage des Projekts bildeten die Rohdaten der mittlerweile über 500.000 Anrufe (Stand: November 2023) aus dem Web-Portal der Telefongesellschaft. Die Daten liefern unter anderem Informationen zum Ort und Datum des Anrufs und dem Bundesland, aus dem der Anruf kommt. Personenbezogene Daten, die die Identifikation des*der Anrufer*in ermöglicht hätten, waren durch das Web-Portal schon anonymisiert. 

Der Ansatz

Das CorrelAid Team entwickelte eine interaktive R-Shiny-Anwendung, die mit nur einem Klick die neuesten Daten herunterlädt, aggregiert und alle Statistiken aktualisiert, sodass keine manuellen Arbeiten mehr notwendig sind. Außerdem ist die Anwendung speziell auf die Bedürfnisse von Silbernetz zugeschnitten: Sie liefert zusammenfassende Statistiken auf monatlicher, wöchentlicher und täglicher Basis und ermöglicht Analysen auf Bundesland-Ebene. Darüber hinaus stellt sie dem*der Nutzer*in verschiedene Visualisierungen zur Verfügung, die in Präsentationen oder anderen Veröffentlichungen verwendet werden können. Außerdem konnten durch die Arbeit mit den Rohdaten auch neue Statistiken für Elke berechnet werden, die vorher nicht berechenbar waren.

Die Wirkung

Die entwickelte Lösung befreit Elke Schilling von der fehleranfälligen und zeitaufwändigen Arbeit des wöchentlichen manuellen Kopierens und Auswertens der Daten - sie kann diese Zeit nun für wichtigere und wirkungsvollere Aktivitäten nutzen, die der Mission von Silbernetz nutzen. Da es sich bei dem bisherigen Prozess um eine sehr repetitive Aufgabe handelte, die jede Woche über eine Stunde in Anspruch nahm, konnte Silbernetz seit dem Projekt 2021 erheblich Zeit sparen, da das Tool nun seit über 21 Monaten im Einsatz ist (Stand: November 2023). Bei einem Follow-Up Gespräch im November 2022 berichtete Elke, dass sie immer noch mit den Ergebnissen zufrieden ist und die Visualisierungen sehr hilfreich findet. Sie wies außerdem darauf hin, dass diese Visualisierungen sie bei der Akquise von weiteren Fördermitteln unterstützen, was für den weiteren Erfolg von Silbernetz entscheidend ist.

Neben Elke Schilling zeigte sich auch die (nun ehemalige) Leitung von Silbernetz begeistert:

“Die Visualisierung der Daten hat unsere Arbeit revolutioniert. Als Leitung habe ich die Karten oft in Gesprächen mit der Politik, Stakeholdern und Zuwendungsgebern verwendet. Unsere Gegenüber haben viel schneller und besser verstanden, was wir bewirken. Bestehende Unterstützer*innen konnten wir von unserer Wirksamkeit überzeugen und neue hinzugewinnen. Das Projekt war wirklich ein Game-Changer für uns.”