Projektbeschreibung

Die Herausforderung

Als etablierter zivilgesellschaftlicher Player organisiert YFU seit fast 70 Jahren Schüleraustausche von und nach Deutschland. Aufgrund der zunehmend angespannten politischen Weltlage und offensiv auftretenden kommerziellen Wettbewerbern im Markt ist es schwieriger geworden, Jugendliche und ihre Familien für bildungsorientierten, gemeinnützige Schüleraustauschen zu gewinnen.

Um den Verein sicher durch diese herausfordernde Zeit zu steuern, benötigt die Vereinsführung von YFU relevante und aktuelle Daten, Fakten und Einblicke, um zu verstehen, wo YFU steht und basierend auf diesen Einblicken operative und strategische Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können.

Als digital arbeitende Organisation hat YFU in der Theorie die benötigten Daten. Diese sind jedoch nicht ausreichend systematisch aufbereitet / analysiert, so dass sie als Entscheidungsgrundlage dienen könnten. Es gibt außerdem keinen zentralen Ort, an dem Daten verfügbar sind und keine Verständigung auf die jeweils "richtige" Datenquelle (keine Single Source of Truth). Das führt zu viel Aufwand bei allen Beteiligten - für das Abgleichen von Daten, das Zusammenstellen, die manuelle Auswertung usw.

Das Projekt

Im Projekt wird ein Dashboard in Power BI entwickelt, welches YFU hilft, hinsichtlich der folgenden strategischen Fragen bessere datenbasierte Entscheidungsgrundlagen zu gewinnen:

• Wie gut ist die Zielgruppen-Ansprache für das YFU-Austauschprogramm? Wie gut funktioniert die Kommunikation von YFU bis zur "Meldung" von Interessierten?
• Wie steht es um die Entwicklung des Austauschmarkts und um die Marktposition von YFU?
• Wie gut funktioniert der Funnel von der initialen Anmeldung der Jugendlichen bis zum Abschluss eines Vertrags? Wo gehen Personen im Funnel verloren? Welche Länder werden weniger/stärker nachgefragt?

Das Projekt umfasst:

• Die Erarbeitung und Definition von KPIs zusammen mit dem YFU Team
• Evaluation und Integration von relevanten Datenquellen (Social Media Channels, Website Analytics, Intranet), Aufsetzen von (teil-)automatisierten Prozessen zum Aufbau einer Single Source of Truth
• Das Design und die Umsetzung des Dashboards
• Dokumentation und Empowerment von YFU, die entwickelten Lösungsansätze auf andere Bereiche, Datenquellen und Fragestellungen zu übertragen

Das Projekt ist in Projektbereiche unterteilt, die weiter unten detaillierter beschrieben werden.

Die Wirkung

Das Dashboard gibt der Vereinsführung die nötige Datengrundlage, um datenbasierte Entscheidungen zur Steuerung von der Arbeit von YFU zu treffen.

Konkret helfen die Insights …

• … die Kommunikation zu verbessern und so mehr Menschen für einen Austausch zu gewinnen.
• … die Position von YFU am Markt besser zu verstehen und zu verbessern
• … aktuelle Bedarfe der Zielgruppe besser zu verstehen und die Angebote und Positionierung von YFU daran auszurichten.

So kann YFU auch in herausfordernden Zeiten Sicherheit und Flexibilität gewinnen, um auch in Zukunft vielen jungen Menschen eine pädagogisch begleitete Austauschmöglichkeit zu bieten, welche nicht nur die individuelle Persönlichkeitsentwicklung stärkt, sondern gleichzeitig zu einer offenen, zukunftsfähigen Gesellschaft beiträgt.

Durch das Empowerment von YFU, die aufgesetzten Strukturen und Prozesse perspektivisch auf andere Bereiche übertragen zu können, wirkt das Projekt über den eigentlichen Use Case hinaus und ermöglicht eine ganzheitliche datenbasierte Steuerung der Organisation.

Timeline

• Bis 25.05.2026: Bewerbung offen
• Bis 05.06.2026: Teamauswahl
• 05.06.2026 – 16.06.2026: Onboarding
• 16.06.2026, 18–20 Uhr: Kickoff (online)
• Projektlaufzeit: bis einschließlich Januar 2027

Projektbereiche

PB1: Kennzahlen / KPIs & Datenbasis

Ziel: Festlegen, was warum gemessen wird.

Aufgaben (zusammen mit YFU):

• Ausgehend von strategischen Leitfragen konkrete Fragen identifizieren, die entscheidungsrelevant sind
• Geeignete Kennzahlen / KPIs definieren, optional mit Zielwerten
• Priorisierung: Welche Kennzahlen sind am wichtigsten? Wie werden sie entscheidungsrelevant?

Outputs:

• Priorisierte Liste / Dictionary von konkreten Fragen und passenden Kennzahlen (Definition, Berechnungslogik, Datenquelle)

PB2: Datenbasis & Governance

Ziel: Evaluation der vorliegenden Daten, Datenworkflows & Verständigung auf Datenquelle(n) für Kennzahlen.

Aufgaben:

• Review der Datenquellen hinsichtlich Datenqualität (Vollständigkeit, Verlässlichkeit)
• Datenquelle (Source of Truth) identifizieren für jede Kennzahl / KPI, Berechnung festlegen
• Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten definieren (wer pflegt die Daten wie regelmäßig? Wovon hängt die Datenqualität ab?)

PB3: Datenintegration und -aufbereitung

Ziel: Daten für Power BI zugänglich machen und Single Source of Truth etablieren.

Aufgaben:

• Datenmodell und -prozesse definieren und implementieren, um Daten in Power BI zu integrieren:
  • Daten aus Social Media Channels (TikTok, YouTube, Facebook, LinkedIn, Instagram)
  • Google Analytics (Google Analytics Power BI Konnektor)
  • CSV/Excel Exporte aus dem YFU-eigenen Intranet (z.B. Power BI SharePoint Folder Konnektor)
  • Historische Daten zur Entwicklung des Austauschmarkts
  • Werden im Projekt evaluiert: weitere Daten aus Befragungen, von Vergleichsportalen, Messekontakte, Infoveranstaltungen
• Datenbereinigung und -transformation mit Power Query
• Festlegung eines Schemas für Marktdaten + einmalige Überführung historischer Daten in neues Format (z.B. mithilfe von Python/R)

PB4: Dashboard Design & Umsetzung

Ziel: Entscheidungsrelevante Kennzahlen & Informationen für Vereinsführung und andere interne Nutzer*innen zugänglich machen.

Aufgaben:

• Initiales Design / Prototyping der Struktur des Dashboards (z.B. in Figma)
• Umsetzung in Power BI inkl. Interaktivität
• Kontinuierliche Feedback-Schleifen mit Nutzerinnen von YFU zur Validierung der Kennzahlen und Benutzerinnenfreundlichkeit des Dashboards

Output: Dashboard in Power BI

PB5: Nutzung, Validierung & Weiterentwicklung

Ziel: Empowerment zukünftiger Dashboard-Nutzer*innen und Wissenstransfer zur Nachnutzung der Lösungsansätze.

Aufgaben:

• Durchführung eines Mini-Workshops für die Vereinsführung und das Team Marketing zur Einführung in die Nutzung des Dashboards
• Dokumentation des technischen "Gerüsts" und Guidelines zur möglichen Übertragung auf andere inhaltliche Kontexte & Datenquellen + Übergabe an Veronica

Output: Dokumentation zur Dashboard-Nutzung und zum technischen Gerüst/Ansatz in Power BI; Workshop

Dein Team und deine Rolle

Im Data4Good Projekt mit Youth for Understanding e.V. wirst du Teil eines Teams, bestehend aus Veronica von YFU und 3-5 anderen Volunteers von CorrelAid. Gemeinsam mit den anderen kannst du deine Fähigkeiten und Potenziale für die gute Sache einsetzen, einer tollen NPO weiterhelfen und vor allem auch: Spaß haben. Das erwartet dich konkret als CorrelAid Data4Good Volunteer:

• Gemeinsam lernen: Ein CorrelAid-Projekt ist ein toller Ort, um Wissen miteinander zu teilen, neue Fähigkeiten zu lernen oder bestehende Kenntnisse zu vertiefen und in der Praxis anzuwenden.
• (Gemeinsam) Verantwortung übernehmen: Zusammen mit deinen Teamkolleg*innen trägst du die Verantwortung für das gesamte Projekt. Du bist dabei (mit-)verantwortlich für bestimmte Aufgaben und Outputs, abhängig von deiner Teamrolle (siehe unten)
• Support und Unterstützung: Im Team unterstützt ihr euch gegenseitig, stimmt euch untereinander ab und teilt Wissen miteinander. In der CorrelAid Slack-Community kannst du um Rat fragen. Das hauptamtliche CorrelAid-Team ist im Hintergrund verfügbar bei Problemen.
• Flexibilität: Du kannst dir deine Zeit flexibel einteilen und am Projekt arbeiten, wann und wo du willst. Du kannst alleine werkeln oder dich mit jemandem aus dem Team zum (Online-)Coworking oder Sparring treffen.
• Niedrigschwellige Online-Kommunikation: Du koordinierst dich mit den anderen Teammitgliedern über Slack und nimmst regelmäßig (projekt- und phasenabhängig ca. alle 1-3 Wochen) an Meetings mit euren Projektpartnerinnen teil. Punktuell können zusätzlich Termine oder Absprachen mit Projektpartnerinnen oder Teammitgliedern nötig sein.
• Ein gutes Umfeld für alle: CorrelAid’s Ziel ist es, dass sich alle Menschen in unserer Community - unabhängig von Herkunft, Vorerfahrung, Geschlecht und anderen Merkmalen - einbringen und weiterentwickeln können. Ein wertschätzendes und sicheres Umfeld ist dafür die Voraussetzung. Deshalb gelten für die Zusammenarbeit im Projektteam die im Code of Ethics und Code of Conduct festgelegten Werte und Prinzipien. Mit der Ethikkommission und dem Community Team gibt es konkrete und durchsetzungsfähige Strukturen, die dir zur Seite stehen, wenn du im Projekt Verletzungen dieser Regeln und Werte bemerkst oder selbst erfährst.
• Zeitaufwand: Du kannst mit einem Zeitaufwand von ca. 4h pro Woche rechnen.

Damit du besser einschätzen kannst, wo im Team du mit deinen Fähigkeiten und Erfahrungen am besten beitragen kannst, skizzieren wir hier verschiedene Teamrollen. Im Bewerbungsformular kannst du eine oder mehrere Rollen auswählen, in denen du dich siehst.

Es gibt zwei spezielle** Rollen, die keine technischen Kenntnisse oder Vorerfahrungen erfordern:**

• Teamkoordinator*in: Als Teamkoordinator*in brauchst du keine technischen Kenntnisse, aber Motivation und Freude an der Koordination und Organisation von Teams.
• Team Trainee: Die Team Trainee Rolle ist für Personen, die noch keine oder nur sehr wenig technische Kenntnisse haben, aber gerne technische Fähigkeiten im Projekt erwerben möchten. Als Team-Trainee bist du immer noch mitverantwortlich für den Projekterfolg und bist verantwortlich, dir deine Lernerfahrungen zu gestalten, z.B. indem du mit einer der technischen Rollen zusammenarbeitest.