Automatisierte Reportgenerierung zur Verbesserung der Arbeit der Weltläden

Die Herausforderung

Die World Shop Umbrella Association und das One World Network Bavaria (im Folgenden als World Shop Umbrella Association bezeichnet) führen jährlich Umfragen unter ihren Mitgliedern – den einzelnen World Shops – durch, um deren Situation und Bedürfnisse besser zu verstehen. Darüber hinaus sollen die Mitglieder nützliches Feedback zu ihrer Position im Vergleich zu anderen World Shops erhalten.

Die Umfrage zielt darauf ab, jedem teilnehmenden Weltladen individuelles Feedback zu geben. Der entsprechende Bericht enthält verschiedene Grafiken und deskriptive Statistiken, anhand derer die einzelnen Weltläden ihre Situation im Vergleich zu anderen beurteilen können. Vor dem Projekt wurden diese individuellen Berichte manuell mit Excel und Word erstellt. Bei mehreren hundert teilnehmenden Mitgliedern war dies ein sehr zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, mit dem die überwiegend ehrenamtlichen Mitarbeiter der Dachorganisation der Weltläden nur schwer zurechtkamen.

Die World Shop Umbrella Association wollte diesen Prozess automatisieren. Darüber hinaus sollten statistische Analysen zusätzliche Erkenntnisse über die Struktur der World Shops liefern.

Die Datenbasis

Die Daten wurden durch eine Online-Umfrage unter den World Shops erhoben. Der Datensatz umfasste mehrere hundert teilnehmende Shops und Dutzende von Variablen.

Die Daten wurden aus dem Online-Umfrage-Tool als CSV-Dateien exportiert und dem CorrelAid-Team zur Verfügung gestellt. Während des Projekts wurden die Daten ausschließlich auf den Systemen der Dachorganisation und den Servern von CorrelAid gespeichert, um einen unbefugten Zugriff durch Dritte zu verhindern.

Der Ansatz

CorrelAid unterstützte die Dachorganisation der Weltläden durch die Automatisierung der manuellen, fehleranfälligen und zeitaufwändigen Erstellung individueller Berichte. Zur Erstellung der Tabellen innerhalb der Berichte wurden die Open-Source-Statistiksoftware R und das LaTeX-Satzsystem (implizit über R) verwendet.

Im Rahmen des Projekts wurden auch Vorschläge zur Optimierung der Fragebögen entwickelt und umgesetzt.

Um eine langfristige Wirkung zu gewährleisten, wurde das Team der Dachorganisation in die Lage versetzt, die Analyse künftig selbstständig durchzuführen. Die von CorrelAid entwickelten Skripte wurden ausführlich besprochen und gemeinsam mit den Mitarbeitern der Dachorganisation ausgiebig getestet. Der Code wurde zudem gründlich kommentiert. Das Projektteam stand für Folgefragen zur Verfügung, was die Dachorganisation wiederholt in Anspruch nahm. Der Prozess läuft nun reibungslos auf den lokalen Rechnern der Mitarbeiter.

Technischer Lösungsansatz

Die Daten wurden in R importiert und verarbeitet (Datenqualitätskontrolle, Aggregation, Erstellung neuer Variablen). Es wurden deskriptive Analysen für alle Shops sowie für einzelne Shops und ihre jeweiligen Peer-Gruppen durchgeführt. Die Ergebnisse wurden zur Erstellung individueller Berichte verwendet, die mit Rmarkdown erstellt wurden. Die Tabellen in den Berichten wurden mit dem R-Paket *kableExtra* erstellt, die Grafiken mit *ggplot2*. Der gesamte Prozess kann nun für alle teilnehmenden World Shops ausgelöst werden und läuft automatisch ab.

Die Auswirkungen

Dank des Automatisierungsansatzes kann die World Shop Umbrella Association nun einfacher, nachhaltiger und mit deutlich weniger Aufwand Berichte erstellen. Darüber hinaus hat sich die Datenvalidität verbessert.

Durch das Projekt gewann die Umbrella Association ein besseres Verständnis für den allgemeinen Ansatz datengestützter Evaluierungen. Dazu gehören Aspekte wie die Gestaltung von Umfragen unter Berücksichtigung der zukünftigen Datenanalyse und Überlegungen zur Bewertung der Datenqualität. Auch die verwendeten Tools und ihre Funktionen wurden vermittelt.

Im Gegenzug erhielten die Freiwilligen von CorrelAid ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe von NGOs im Allgemeinen und World Shops im Besonderen. Darüber hinaus lernten sie während des Projekts viel voneinander – sowohl in Bezug auf Tools als auch auf Methoden der Zusammenarbeit.